Functionaliteiten voor Projecten & Diensten

Functionaliteiten van Plenion voor Projecten & Diensten

Verkoop

Beheer leads en klanten van offerte tot verkoop

CRM is de afkorting van Customer Relationship Management. Het PLENION ERP-pakket omvat een uitgebreid en gemakkelijk te beheren CRM-systeem zodat u op een gemakkelijke en overzichtelijke manier prospects en klanten kan beheren, van het maken van de offerte tot de verkoop en de nazorg.

Een geïntegreerde Customer Relations Management module laat u toe alle gegevens i.v.m. met een prospect of nieuwe project volledig in kaart te brengen en u te melden wanneer bepaalde stappen dienen genomen te worden. Een volgend telefoontje, een bezoek enz. Daarnaast laat het opportuniteiten beheer toe op te volgen hoe uw zakelijke pipeline gevuld is, welke projecten hot en not zijn en wat het potentieel van de komende maanden op zakelijk gebied zal zijn. De CRM-module is integraal gekoppeld met het intern agendasysteem die op zijn beurt kan doorgekoppeld worden naar outlook, exhange, google en notes. Plenion laat toe snel marktconforme offertes te maken door de nauwe samenwerking met groothandels in verschillende branches. Op deze manier kan u steeds met up-to-date prijzen werken en de meest recente offerte aan uw klant aanbieden.

Met de PlenionCRM App uitbreiding kan u makkelijk uw commerciële contacten mobiel opvolgen. U kan registraties ingeven en deals opvolgen. Vastleggen en documenteren van commerciële acties maken van deze app een onmisbare digitale tool.

Facturatie

Correcte en duidelijke facturen opmaken

Bij PLENION is het verkoopbeheer ontwikkeld door nauw te luisteren en samen te werken met onze klanten. Daardoor konden wij de noden uit verschillende sectoren en situaties vertalen naar een gebruiksvriendelijk maar volwassen en efficiënt verkoopsysteem. Het verkoopbeheerzorgt er voor dat u ook in complexe situaties de stroomlijning van de verkoopdocumenten feilloos voor elkaar krijgt.

Binnen dit verkoopsysteem kan u offertes, facturen, creditnota’s,... aanmaken en beheren. Na aanmaak kunnen de betalingen worden opgevolgd en de nodige rappels beheerd en verstuurd. Projecten kunnen gekoppeld worden aan dossiermappen waardoor ook vorderingsstaten kunnen verzameld worden in één vorderingsstaat. Herberekening formules zijn beschikbaar en facturatie gebeurt op basis van één muisklik.

Planning en tijdsregistratie

Registreren of inplannen van werk en activiteiten

De agendafunctie laat toe de activiteiten die op korte termijn gepland staan overzichtelijk weer te geven en individueel aan te leveren aan uw medewerkers via planbord, mobiele planning enz. Daarnaast is er de lange termijn planning waarmee u projecten kan plannen in de toekomst. Zo kan u projecten organiseren en uw werkzaamheden, resources en ploegen feilloos in kaart brengen en aansturen.

Integratie met SMS en mail laat u toe klant tijdig te verwittigen van uw bezoek of interventie. Registratie op de myService app van de verbruikte materialen, geregistreerde uren, opgemaakte attesten & checklists worden snel en correct omgezet in facturatie. Optimalisatie van de te volgen trajecten tussen de interventies kunnen berekend worden voor een efficiënt verloop van de werkdag. Via het instelbare dashboard groeperen we de noodzakelijke informatie om uw werkzaamheden snel en efficiënt uit te voeren. Lopende en aankomende projecttaken, lopende projecten, stand van uren, enz.

Projectbeheer

Behoud overzicht in uw lopende projecten

Maak makkelijk en snel projecten aan waardoor u de werken permanent kan opvolgen. De diverse leveringen, facturen, backorders en time-tracking kunnen per project netjes worden bijgehouden. Dit is ook belangrijk voor een correcte nacalculatie. Projectcalculaties op basis van correcte prijzen zorgt dat u binnen de kortste tijd een professionele offerte of order kan samenstellen met een duidelijk zicht op de marges.

Marges die per project kunnen bijgestuurd worden, toegestane korting van leveranciers die snel kunnen verwerkt worden alsook allerlei vormen van verrekeningen. Up-to-date prijzen worden verzorgt door onze ShopConnect integraties met de belangrijkste groothandels. Integratie met MyProjects app voor field registratie. Up-to-date informatie van dag tot dag laat U toe de vinger op de pols te houden en snel te reageren op uitzonderingen. Hergroepering in de WIP lijst laat ons toe snel alle projecten naar wens te analyseren.

ShopConnect Integraties:

Om het werk te vergemakkelijken hebben we de webshops geïntegreerd. Doorklikken naar 40 groothandels in de technische branche laten u toe artikelen snel aan te maken, prijzen met één klik up-to-date te houden en vooral uw bestelling door te sturen naar uw business partner.

Documentenbeheer

Digitaal archiveren voor een betere workflow

Met PLENION bewaart u al de belangrijke informatie op één (digitale) plaats, waardoor er geen tijd meer verloren gaat bij het opzoeken van gegevens. Zo maakt u de documenten toegankelijker voor wie ze nodig heeft, en elke medewerker vindt steeds de recentste versie makkelijk terug. Een gecentraliseerd documentenbeheer verhoogt aanzienlijk de efficiëntie en productiviteit van uw onderneming.

Bij elke klant, werkbon, bestelling, project, … is het mogelijk om belangrijke documenten toe te voegen en te beheren. Dit is uitermate belangrijk voor het aanbieden van services en uitvoeren van werken, interventies of installaties. Informatie of documenten kunnen ook digitaal via de app verzameld worden.

Voordelen van een centraal documentbeheer:

● Al uw documenten zijn snel en eenvoudig terug te vinden.

● Streven naar een ‘paperless office’ waarbij er zo weinig mogelijke fysieke documenten bijgehouden worden.

● Veel minder opzoekwerk. Het is niet langer nodig om tijd te verliezen in archieven en door honderden mails te scrollen.

● Alle documenten zijn online beschikbaar, dus ook mobiel en onderweg.

● Service verbetering door snelle toegankelijkheid van alle relevante informatie.

Bij connectie met de backoffice zullen deze gegevens ook intern overgezet worden. Op deze manier blijft de nodige informatie steeds intern beschikbaar rekening houdend met de huidige AVG/GDPR wetgeving.

Service

U beheert herstellingen en onderhoudsbeurten bij uw klanten

Onze configurator laat toe vlot installatie-types aan te maken en deze dan te voorzien van de gegevens die u belangrijk vindt. Eveneens kan u onderhoudsschema’s voorzien van vervangingsonderdelen en werkuren. Verder kan u historieken raadplegen van alle interventies. Integratie met SMS en mail laat u toe klant tijdig te verwittigen van uw bezoek.

Elke interventie of onderhoudsbeurt worden zorgvuldig in kaart gebracht.

u zoekt de klantgegevens en installatie op in de database op kantoor
u plant de interventie en koppelt er de nodige attesten aan
u stuurt die interventie onmiddellijk door naar het mobiele toestel van uw technicus
die technicus vult de werkbon helemaal in: gebruikte materialen, werkuren, afstand, attesten, handtekening klant… hij neemt foto’s of schetst het probleem
na elke interventie of op het einde van de dag stuurt uw technicus zijn werkbonnen terug naar kantoor
de facturatie gebeurt automatisch

Vanuit de onderhoudsmodule en de interventieregistratie worden de nodig documenten aangemaakt die worden doorgestuurd naar de technische medewerker. Registratie op de myService app van de verbruikte materialen, geregistreerde uren, opgemaakte attesten & checklists worden snel en correct omgezet in facturatie. Optimalisatie van de te volgen trajecten tussen de interventies kunnen berekend worden voor een efficiënt verloop van de werkdag.

De Plenion internet uitbreiding laat toe dat de klant zijn interventies kan aanmelden, de lopende aanvragen alsook de planning kan raadplegen. Verder kan de klant via een persoonlijk login de informatie van klantparken (installaties) raadplegen alsook de door de myService aangemaakt attesten en checklists.

Apps

Altijd en overal beschikbaar en verbonden

Onze mobiele toepassingen zorgen ervoor dat u geen overbodig werk uitvoert. U staat in verbinding met al uw interne en externe medewerkers. Kiest u voor mobiele oplossingen dan kan u vanop het werkterrein al uw gegevens controleren, bewerken en doorsturen. Een handigheid die u nooit meer wil missen.,Dankzij de onmiddellijke wisselwerking tussen het vaste kantoor en uw medewerkers onderweg, spaart u veel tijd en centen uit.

De historiek van de interventies en de meetstaten van een bepaald toestel zijn altijd beschikbaar voor elke interne en externe medewerker. Het maakt niet uit of u Windows, Android of iOs-platformen gebruikt. Plenion beschikt over een breed aanbod apps voor meerdere toepassingen.
Bekijk de mogelijkheden van onze myProjects app, PlenionMobile Service, myCRM app.

De flexibele configuratie van Plenion en onze 80/20 (80% standaardfuncties & eventueel 20% aanpassingen op maat) benadering zorgt ervoor dat wij het uitgebreide basisplatform Plenion kunnen uitbreiden met een deel maatwerk om Plenion zoveel mogelijk te laten aansluiten bij elke bedrijfsspecifieke werking.

Analyse KPI

Krijg inzicht in uw bedrijf

U kan veelvuldig gebruik maken van de KPI (Key Performance Indicators). Het dashboard brengt de informatie samen die belangrijk is voor uw bedrijf. Hoeveel werd reeds gefactureerd van lopende projecten, welke projecten staan financieel in het rood, voor hoeveel werd de offerte portefeuille reeds gevuld gedurende bepaalde periodes enz. U kan statistieken bekijken over alle trajecten heen en kan zelf de KPI’s definiëren dankzij geïntegreerde Business Intelligence Tools.

Alle informatie die voor u als gebruiker/manager van belang zijn kan u in een voor u overzichtelijk dashboard samenbrengen. Zo krijgt u zicht op hoe uw bedrijf er vandaag voor staat t.o.v. een vergelijkbare periode en gekoppeld aan de geplande doelstellingen.

Projecten en services optimaal opvolgen?

Wilt u graag het overzicht behouden in uw projecten? Verlangt u naar een mogelijkheid voor het correct bijhouden en opvolgen van de uitgevoerde acties en/of werken? Met hierop volgende een gestroomlijnde facturatie? Wij bieden u deze functies en nog veel bijkomende voordelen voor een effectieve project/service management.

VRAAG UW GRATIS DEMO MAAK EEN AFSPRAAK